Формирование личных дел сотрудников

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Правила формирования дел

Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил:

  • в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа. Документы неисполненные или подлежащие возврату в дело подшивать запрещено;
  • в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника;
  • проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем, в дело подшивать запрещено;
  • документы, помещаемые в дело, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи;
  • вид документа и его содержание должны соответствовать заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;
  • документы внутри дела располагают в хронологической или нумерационной последовательности;
  • в дело включают только один экземпляр документа;
  • документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела;
  • документы по одному вопросу помещают в одно дело;
  • документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела;
  • в дело объединяют документы, исполненные в течение одного календарного года. Исключение составляют переходящие, судебные и личные дела;
  • в деле не должно быть больше 250 листов. Если количество документов по одному вопросу превышает 250 листов, дело делят на тома.

Оформление дел – это комплекс работ по технической обработке дел: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, оформление обложки.

В зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляют частично:

  • их не подшивают, а хранят в скоросшивателях;
  • разрешено не нумеровать листы и не подшивать лист – заверитель дела.

Полного оформления требуют дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. При полном оформлении необходимо подшить или переплести дела в твердую обложку, пронумеровать листы в деле, составить заверительную надпись и внутреннюю опись документов.

Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ.

Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый. Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный (его называют литерным). Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения о всех изменениях в нумерации заносят в лист – заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке.

Обложку дела оформляют так:

  • на верхнем поле указывают полное название фирмы (если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках) и наименование структурного подразделения;
  • затем пишут порядковый номер дела по описи (архивный шифр);
  • индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел. Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. На делах постоянного срока хранения пишут: «хранить постоянно»;
  • даты дела проставляют тоже в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело. Даты личного дела – это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника.

Если документы содержат конфиденциальную информацию, на обложке необходимо поставить гриф «Для служебного пользования», «Секретно» или «Конфиденциально».

Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

При составлении описи необходимо соблюдать такие правила:

  • заголовки дел вносят в опись, строго придерживаясь систематизации, установленной в номенклатуре дел;
  • каждому делу присваивают самостоятельный номер, а если оно состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивают отдельный номер;
  • сведения в графах описи должны точно соответствовать сведениям на обложке дела;
  • при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишут только заголовок первого дела, а остальные обозначают словами «то же». Другие сведения об этих делах приводят полностью;
  • в графе «Примечание» делают отметки о приеме дел, о передаче их другим подразделениям и др.

На основании внутренней описи составляют годовой раздел сводной описи дел фирмы. Обычно его подготовкой занимается архив организации под непосредственным методическим руководством архивного учреждения.

Приведем образец заполнения внутренней описи:

В конце каждого дела на отдельном листе (лист – заверитель дела) составляют заверительную надпись. В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов).

Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления.

Вот пример оформления листа – заверителя дела:

Организация хранения

Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов).

Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью.

Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись.

Для ускорения поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел.

Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют:

  • каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы;
  • где работать с ними;
  • как их копировать;
  • как делать выписки и др.

Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют – его начальник и руководитель фирмы.