Хранение архива документов

В конце сентября была опубликована Информация Росархива, касающаяся организации хранения документов компаний.

Сперва замечу, что в соответствии с пунктом 1 статьи 13 Закона № 125- ФЗ только государственные и муниципальные органы должны в обязательном порядке создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в работе документов. Частные же компании делать этого не обязаны, однако при желании корпоративную «библиотеку» организовать все же можно. Более того в некоторых случаях, без собственно «склада» документов крайне сложно вести документооборот.

Частная собственность

Является ли архив российской компании ее частной собственность? Ведомство на этот вопрос ответило положительно. Это правило действует, если организация не является государственной или муниципальной.

Основные требования

Каковы основные требования к организации архива? Они закреплены в пункте 4.2 Основных Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Так, размещение корпоративных «библиотек документов» не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Сами хранилища должны быть изолированными. При создании в компании архива нужно соблюсти и другие условия – в частности, требования к температурному и иному режиму хранения бумаг.

Если выполнить все условия проблематично, организация может передать документы на хранение в государственный, муниципальный или частный архив на так называемое внеофисное хранение.

Как выбрать архив?

Если фирма решила передать документы в специализированный архив, то как выбрать «хранилище»? Остановить свой выбор можно на любом архиве, музее, библиотеке. Сдать бумаги на хранение можно и в Российскую академию наук. Однако целесообразно заключать договор в будущем хранилищем по месту фактического расположения фирмы, советуют чиновники. Что, в общем, и логично.

Разделяй и сохраняй

Нужно ли разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения?

Напомню, что документы, которые образуются в компании, по срокам хранения подразделяются на бумаги: временного (до 10 лет включительно), долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и постоянного (вечного) хранения. Нет «сроков годности» у бумаг, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение.

Период, который нужно хранить тот ли иной документ, устанавливается на основании экспертизы его ценности. Для других видов документов, законодатели уже определи предельные сроки сохранности, к примеру: бумаги по личному составу нужно беречь 75 лет; конструкторскую документацию – 15; кинодокументы, фотодокументы и видеофонограммы – не более трех лет со времени изготовления; фотографии – три года; машинные носители (например, записи на дисках) – пять лет.

Ведомство пояснило, что в архиве негосударственной организации «постоянные» документы нужно хранить и учитывать отдельно от «временных» бумаг, а также дел по личному составу. Для удобства работы «долговременные» бумаги можно «изолировать» от остальных.

Правила выемки

Могут ли следственные органы изъять архивные документы? Ведомство ответило на этот вопрос положительно. Для этого необходимо, чтобы было в наличии постановление должностного лица следственного органа. Изъять бумаги могут в том случае, если они являются вещественными доказательствами. Однако потом их должны вернуть владельцу.