Порядок в деловой переписке

В конце года объем деловой переписки увеличивается. При этом важно, чтобы компания всегда могла подтвердить получение корреспонденции нужным адресатом, а также факт принятия «входящих» документов.

Централизованная регистрация писем, прием и отправка документов является неотъемлемой частью налаженного документооборота компании. В конце года общий объем деловой переписки обычно увеличивается в несколько раз. А вместе с ним – и необходимость быстрой и грамотной отправки и получения деловой корреспонденции.

Итак, все входящие и исходящие бумаги обязательно должны регистрироваться. Каждому документу присваивать присваивать номер и дату поступления или отправки. Обратите внимание, этот процесс не должен затягиваться, и, в идеале, он может занимать один рабочий день.

«Я всегда прошу секретаря, – делится Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, – перед упаковкой документов в конверты «свежим глазом» проверять, чтобы на документах имелись все необходимые подписи, печати и указанные в нем приложения».

Доставка и отправка корреспонденции может происходить посредством почтовой, курьерской, или электронной связи (телеграф, телефон, электронная почта и т. п.). Кроме того, бумаги могут передаваться самими работниками компании. Рассмотрим каждый из вышеперечисленных способов подробнее.

Лично в руки

Итак, один из способов переправления корреспонденции – это передача документации лично. Как уже было сказано, это может сделать, в принципе, любой сотрудник (водитель-экспедитор, менеджер). Для этого ему нужно выдать доверенность, в которой будет прописано соответствующее полномочие «… Настоящей доверенностью ООО «Берег» в лице директора Кузнецовк И. М., действующего на основании Устава, доверяет гр-ну Сорокину А. Н., зарегистрированному по адресу …, паспорт, доверяю сдачу и получение документов в компании ООО «Волна», по сделке поставки товара на основании договора № 11/15-S от 20 февраля 2015 года правом совершения всех действий, связанных с выполнением этого поручения …». Следует предупредить «передающего» сотрудника, что ему надо оставить себе один экземпляр документа, на котором представитель контрагента должен разборчиво поставить дату получения бумаги, а также свою подпись с расшифровкой и указанием своей должности.

«Если же документацию привезли к вам, – советует Светлана Виканова, – то секретарь или офис-менеджер должен проверить целостность конверта или упаковки. Вскрыть конверт лучше прямо на глазах передавшего его представителя фирмы-партнера, и сразу же проверить наличие всех документов, включая приложения. Если какой-либо из перечисленных там бумаг не хватает или они, например, повреждены, нужно в тот же день сообщить об этом тому, кому предназначались бумаги, а также отправителю данной корреспонденции в письменной форме». Еще надежнее составить соответствующий акт с подписью сотрудника, передавшего вам этот конверт.

По почте

Теперь рассмотрим вариант передачи корреспонденции по почте. Отмечу сразу, что это может быть как привычная всем Почта России, так и коммерческие службы.

У Почты России существуют следующие способы оправки корреспонденции. Во-первых, бумаги можно отослать заказным письмом. Почтальон сначала принесет их по указанному на конверте адресу, а если не найдет адресата, то оставит в ящике для корреспонденции извещение, что нужно зайти на почту. Обратите внимание, письма выдадут только указанному на конверте лицу строго под роспись.

Подтвердить сам факт и дату отправки корреспонденции может квитанция. А вот для того, чтобы иметь доказательства не только отсылки, но и приемки документов, лучше послать их заказным с уведомлением. В данном случае свидетельством направления документов будет та же квитанция, а получения – вернувшееся к вам уведомление о вручении.

Кроме этого, корреспонденцию можно переправить ценным письмом с описью вложения (оно может быть как с уведомлением, так и без). В данном случае при подготовке «послания» к отправке нужно заполнить два бланка описи с перечнем вкладываемых в конверт документов. Затем оба бланка следует подписать. Далее, сотрудник почты проверит, все ли перечисленные в описи бумаги находятся в конверте. Затем оператор заверит перечень и поставит штамп почтового отделения После этого один экземпляр описи остается у отправителя, а второй – «уйдет» в письме адресату. В этом случае у вас будет не только доказательство оправки бумаг (квитанцию) и свидетельство его получения (если письмо будет с уведомлением), но точный перечень высланных документов.

Любое из вышеперечисленных посланий можно для верности направить сразу по всем адресам, указанным в реквизитах фирмы-получателя: и по юридическому, и по фактическому.

В любое время

Как уже было сказано, отправку корреспонденции можно организовать и с помощью коммерческой почтовой службы. После того, как курьер доставит вашу корреспонденцию, его организация предоставляет компании-клиенту ведомость, где указываются все переданные от вас «послания» и адреса их получателей, а также дата и время доставки. Ведомость заверяется печатью курьерской фирмы и подписывается ее представителем. Обратите внимание, такие отчеты, а также накладные принимаются судами как доказательства доставки бумаг.

Если же фирме-отправителю нужен документ, где факт вручения корреспонденции подтвержден самим адресатом, то это немного сложнее. «Чаще всего такая услуга как сканирование накладных или доставочных ведомостей с подписью получателя предоставляется только по специальному запросу и только в течение определенного срока с даты доставки, а чаще всего – еще и платно, – отмечает Светлана Виканова. – Безвозмездно это может быть сделано, например, при получении от клиента письменной или устной претензии о том, что груз не дошел до конечного получателя».

Теперь рассмотрим ситуацию, когда сотруднику вашей компании предстоит сдать корреспонденцию сотруднику коммерческой почтовой службы ли принять ее у последнего. Скажу сразу – у разных служб разные требования к доверенности, точнее – к ее наличию. Например, в правилах оказания услуг одной службы содержится такой пункт: «Вручение груза осуществляется под подпись в накладной Исполнителя или доставочной ведомости Исполнителя; при доставке в частный адрес – любому взрослому лицу, находящемуся на данном адресе в момент прибытия водителя-экспедитора, с указанием Ф. И. О. и статуса (лично, родственник) лица; при доставке в адрес организации – любому сотруднику организации с указанием Ф. И. О. и статуса (лично, охрана, секретарь, сотрудник и т. п.) лица». Другими словами, принять конверт с корреспонденцией может практически любой сотрудник фирмы без каких- либо уполномочивающих документов.

Правда, намного чаще коммерческие почтовые службы предупреждают компанию-клиента, что непосредственный получатель или отправитель груза все-таки должен иметь доверенность. В ней должно быть указано, что этот работник вправе отсылать или принимать отправления от имени «своей» организации, по соответствующему номеру счета за безналичный расчет. Вместе с доверенностью сотрудник должен будет показать документ, удостоверяющий личность.

«Мейлы» и факсы

В заключение – несколько слов об «электронной» корреспонденции. Как мы уже неоднократно писали, допустимость «виртуальных» писем в качестве доказательств возможна только при фиксации такого способа «общения» в договоре. При этом там должны быть быть четко прописаны адреса, сообщения с которых письма могут восприниматься подобным образом. Такие письма нужно распечатать прямо с указанием исходящего е-mail, их тоже зарегистрировать (во «входящих» или «исходящих»). Соответственно, для подтверждения их «прибытия» (опять же – строго при оговоренности этого в контракте!) достаточно будет распечатки с указанием электронного адреса.

Если же электронное письмо подписано с помощью ЭЦП, то вопросов о том, от кого оно исходит, возникнуть не должно. Такая подпись признается полноценным аналогом собственноручной при соблюдении определенных правовых условий ис- пользования ею.

Аналогична ситуация и с приемкой факсов. После принятия такого сообщения секретарь уточняет, кто из сотрудников контрагента отправил документ. После этого прямо на факсе надписывается его имя, фамилия
и должность. Факсовое сообщение регистрируется и помещается в соответствующую папку. Его копия передается адресату. Большое внимание при этом уделяется строке, которую автоматически проставляет аппарат вверху каждой передаваемой страницы – ведь по ней можно идентифицировать сам аппарат, номер телефона, дату и время отправки и название фирмы. Хотя многие считают, что эта строка
мало что доказывает, так как факсом может воспользоваться любой сотрудник фирмы и даже ее посетители. Тем не менее иногда ссылку на эту строку суды принимают (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. № КГ-А40/6516-02).