Принимают ли заверенные подшивки документов

В конце октября специалисты из Минфина выпустили разъяснения, из которых можно сделать вывод, что они больше не возражают против представления компаниями заверенных подшивок документов.

Абзац 2 пункта 2 статьи 93 НК устанавливает, что представлять бумаги в налоговые органы нужно в виде заверенных проверяемым лицом копий. В Письме от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336 Минфин разрешил компаниям подавать подшивки доку- ментов, которые инспекции требуют в ходе контрольных мероприятий.

Напомню, что раньше специалисты ведомства были категорически против того, чтобы организации сдавали подшивки. Ровно за год до рассматриваемых разъяснений Минфин выпустил письмо от 29 октября 2014 года № 03-02-07/1/54849, в нем ведомство отметило вывод, что единое заверение сразу всех документов не допускается. Компаниям чиновники посоветовали отдельно заверять копию каждой бумаги для инспекции. То есть чиновники считали, что надпись «верно», дату заверения, должность, подпись, фамилию и инициалы, нужно проставлять на каждом листе. Письмо годовалой давности приравнивало налогоплательщиков, сдавших единую подшивку, к несдавшим документы, и штрафовали на 200 рублей за каждый запрошенный бланк (п. 1 ст. 126 НК РФ). Ссылались они на подпункт 25 пункта 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013. О том, что компании не вправе представлять в фискальные органы заверенные подшивки копий, а должны визировать каждый истребованный доку- мент по отдельности, ведомство заявляло и до этого, например, в письмо от 11 мая 2012 года № 03-02-07/1-122.

После выхода письма многие компании выдохнули, посчитав, что проблема с представлением копий решена. Однако тут есть одна загвоздка. Дело в том, что Минфин однозначно не указал, о каких подшивках идет речь: о копиях многостраничных документов или копиях разных бумаг.

Однако Минфин не так уж един в своем мнении. В 2014 году было еще одно письмо, в котором ведомство говорило другое: можно не заверять каждый отдельный лист копии документа для инспекции, достаточно прошить все страницы, пронумеровать их и поставить одну печать (письмо от 7 августа 2014 г. № 03-02- РЗ/39142). То есть чиновники не возражали против заверения единой подшивки. Однако речь тогда шла о многостраничном документе, а не о сшиве нескольких разных бумаг. Минфин разъяснил, что в этом случае листы нужно прошить и записать на обороте последней страницы: «всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью <…> листов». Причем, как пояснило ведомство, количество листов необходимо указать прописью, также нужно поставить подпись, должность сотрудника, его фамилию и инициалы, дату заверения.

Что касается судебной практики, то среди арбитров нет единого мнения по этому вопросу. Некоторые из них приходят к выводу, что заверять подшивку нельзя (постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09).

Однако есть и другие примеры и их намного больше. Дело в том, что многие компании, не успевая заверить копии, подавали именно подшивки документов. К ним они прикладывали пояснительную записку, в которой ссылались на статью 126 НК РФ. Эта норма не содержит мер ответственности за ненадлежащее оформление копий. Если фискалы с этим были не согласны и налагали на фирмы штрафы, организации судились. И выигрывали. Арбитры отменяли санкции (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 16 октября 2012 г. № А75-10185/2011 и ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54- 8663/2012). По мнению Служителей Фемиды, подачу подшивки нельзя приравнять к непредставлению документов, о котором говорится в статье 126 Кодекса, а за нарушение порядка удостоверения копий ответственность не предусмотрена.

Все по-новому

В уже упомянутом выше письме № 03-02-РЗ/62336 специалисты из Минфина разъяснили, что, хотя законодательно правила представления подшивок документов не установлены, подавать их все таки можно, но для этого необходимо выполнить некоторые условия.

В настоящее время существуют специальные устройства для подшива документов. Работают они по принципу швейной машины. Конечно, приобретать их стоит только в том случае, если компания регулярно и много «сшивает» бумаг.

Во-первых, чиновники рекомендуют составлять сшив объемом не более 150 листов. Нумерацию на страницах нужно указывать арабскими цифрами, начиная с единицы. Прошивать все листы необходимо на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются – в этом месте необходимо наклеить листок бумаги в виде прямоугольника, ведомство дало рекомендации относительно его размера: 40–60 мм на 40– 50 мм. Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за ее границы могут выходить только концы нитей, и то не больше чем на 2–2,5 см. На ней нужно указать арабскими цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Надпись должен заверить руководитель или другой представитель компании с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты. При наличии печати необходимо проставить ее. Оттиск должен частично захватывать наклейку, подпись, Ф. И. О. и дату.

Не стоит удивляться такой точности чиновников из Минфина. На самом деле размер наклейки, длину концов нитей и так далее можно найти в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденной постановлением Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 года № 100. Так что ведомство просто провело аналогию с этим актом и дало соответствующие разъяснения.

Кроме того, Минфин уточнил, что представлять сшивы необходимо с сопроводительными письмами. В этих бумагах нужно указать основание подачи документов, реквизиты требования об их представлении, количество сшивов и листов, содержащихся в каждом из них.

Проблема остается?

После выхода письма многие компании выдохнули, посчитав, что проблема с представлением копий решена. Однако тут есть одна загвоздка. Дело в том, что Минфин однозначно не указал, о каких подшивках идет речь: о копиях многостраничных документов или копиях разных бумаг.

Все дело в том, что ведомство ссылается все на тот же ГОСТ Р 7.0.8-2013, согласно которому заверенная копия – это копия, на которой стоят реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Но вот можно ли считать достаточным заверение подшивки разных документов только на оборотной стороне последнего листа?

40-60 мм на 40-50 мм – таким должен быть размер бумажной прямоугольной наклейки на оборотной стороне подшивки документов.

С точки зрения логики – да, но вот с позиции ведомства ответ до конца не ясен, поэтому опасность штрафа при заверении всей стопки бумаг все же есть. Если компания решит рискнуть и подать такую подшивку, то необходимо выполнить все требования, о которых рассказал Минфин. И не забыть про сопроводительное письмо. Другой вариант – все же потратить время и заверить копию каждого документа отдельно. И третий вариант – сдать в инспекцию подлинники. В этом случае необходимо обязательно составить опись и получить отметку фискалов, что они приняли бумаги. В такой ситуации будет считаться, что организация выполнила обязанность по представлению запрашиваемых документы и оштрафовать ее налоговики не смогут (см., например, определения ВАС от 25 апреля 2008 г. № 5565/08, от 1 апреля 2011 г. № ВАС-847/11, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21 октября 2013 г. № А39-4516/2012, ФАС Московского округа от 25 августа 2011 г. № КА-А40/9135-11 и ФАС Севе- ро-Западного округа от 22 февраля 2013 г. № А13-3596/2012).

И еще вариант. После вступления в силу Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ компании
вправе высылать в ответ на налоговое требование не заверенные копии бумаг, а их сканы или XML-файлы
в электронном виде по ТКС. Если организация сдает налоговую отчетность в электронном виде через оператора электронного документооборота, то требование придет ей по интернету. В ответ нужно подготовить опись документов (сопроводительное письмо) и приложить необходимые «бумаги».
Этим Приказом утвержден формат XML-файла электронного сопроводительного письма.