Обязательный ИНН. Выполнять ли требования ФНС?

В последние месяцы бухгалтерское сообщество бурно обсуждало новый порядок: если в справке 2-НДФЛ за 2015 год не будут указаны ИНН, фискалы такую отчетность не примут. Было несколько новостей, которые не упростили, а запутали специалистов учета.

Как мы уже писали, при заполнении справки 2-НДФЛ за 2015 год нужно обязательно указывать ИНН сотрудников. Этот реквизит ФНС будет проверять. Об этом сказано в письме от 23 ноября 2015 года № 11-2-06/0733@. Получается, что, если в справке не будут указаны ИНН, фискалы такую отчетность не примут? И это несмотря на то, что приказом ФНС от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@ утвержден формат, в соответствии с которым заполнять реквизит не обязательно. В последних числах января появились новости о том, что по запросу в ФНС одного из операторов контроль, введенный ранее письмом № 11-2-06/0733@, был снят. То есть в ближайшую отчетность налоговики не будут проверять, указан ли ИНН. Об этом Служба сама уведомила операторов.

Проблема заключается в том, что раньше ФНС разрешала компаниям не требовать свидетельств о присвоении ИНН с сотрудников, которые по религиозным или еще каким-то соображениям его не получали. Справки 2-НДФЛ в электронной форме по ТКС подают компании с численностью более 25 человек.

Письма ФНС РФ

Попробуем разобраться в ситуации и ответить на вопрос «Что это было?» Письмо ФНС РФ от 23 ноября 2015 года № 11-2-06/0733@ – внутреннее, оно предназначено для подразделений налоговой службы, принимающих отчеты. В нем давалось указание настроить программы приема справок 2-НДФЛ так, чтобы отчетность без указания ИНН от компаний не принимались. В письме от 17 декабря 2015 года № БС-4-11/22148@ ФНС призвала налоговых агентов актуализировать персональные данные получателей доходов для представления достоверных сведений по форме 2-НДФЛ. ФНС пояснила, что информацию об идентификационном номере можно получить через сервис «Узнай свой ИНН» на сайте www.nalog.ru. В письме от 18 декабря 2015 года № БС-4-11/22203@ ФНС проинформировала, что с 1 января 2016 года за представление документов, содержащих недостоверные сведения (в т. ч. по форме 2-НДФЛ), налоговым агентам будет грозить штраф размером 500 рублей за каждую бумагу.

Разъяснения фискалов вызвали бурю негодования как среди налоговых агентов, так и у операторов. В итоге Служба сообщила, что принимать справки без ИНН все-таки будет.

27 января 2016 года в письме № БС-4-11/1068@ ФНС указала, что ради исключения приема от налогового агента справок с заведомо недостоверными данными ФНС установила проверку заполнения поля «ИНН в Российской Федерации». Результатом данного контроля является формирование «Протокола приема сведений о доходах физических лиц». Принимать отчетность без заполненного поля об ИНН фискалы будут, однако налоговому агенту начнут приходить сообщение вида «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России».

Что делать если сотрудник не получал ИНН ?

Многие компании к моменту появления хорошей новости уже успели «стрясти» со своих работников свидетельства о присвоении ИНН. Ведь отчитаться по всем сотрудникам нужно уже до 1 апреля (а о невозможности удержать налог – до 1 марта).

Надо отметить, что у многих бухгалтеров из-за этого была просто паника. Конечно, у компаний есть возможность узнать ИНН не только от сотрудника, но и на сайте ФНС, воспользовавшись сервисом «Узнай ИНН» (для этого понадобится ввести паспортные данные человека, идентификационный номер которого нужно «пробить»). Однако возникало много вопросов: что делать, если в системе ФНС найти ИНН не удастся, и документ также не представлен в бухгалтерию, или как быть в том случае, если работник уже уволился, контактов с ним нет, а отчитаться по нему за прошлый год все равно необходимо? Даже если сотрудник свидетельство о получении ИНН не получал, вероятнее всего, этот номер ему все-таки присвоен (если, конечно, он не писал в налоговую заявление об отказе). Однако от ошибок фискальной системы никто не застрахован: случаи, что на сайте не удается найти ИНН, не такая уж и редкость. Поэтому запросить свидетельство – это все-таки самый простой и надежный способ. И многие компании успели это сделать.

Конечно, некоторые организации и не планировали выполнять незаконное на их взгляд требование. Очевидно, что, если бы ФНС его не отменила, у них был бы один выход – спорить и судиться, доказывая, что фискалы не имеют права требовать заполнять ИНН в электронной отчетности. Но тут было важно решить – хочет компания сдать документы в Службу или готова к отказу и штрафам. В итоге многие организации «закрыли глаза» на незаконность требования и уже успели получить свидетельство ИНН своих сотрудников и на их основе заполнить справки 2-НДФЛ.

Расслабляться не стоит

Может показаться, что ситуация не критичная, и бухгалтеры зря паниковали. Однако очевидно, что работы им на самом деле прибавилось. Особенно если «неидентифицированных» сотрудников в компании не один-два, а несколько десятков. Ведь, как минимум, пришлось всех (в т. ч. уволившихся, но работавших в прошлом году) сотрудников «искать» на сайте ФНС, чтобы узнать их ИНН. На практике возникало немало проблем. ИНН некоторых найти так и не удавалось, а значит, сотруднику, по идее, нужно получать свидетельство заново. Но вот что делать, если, к примеру, у него нет регистрации по месту жительства; получается, что и документ ему не выдадут. Так что вопросов было много. И отлично, что фискалы пока согласились принимать отчетность без ИНН. Ведь новый порядок может добавить немало головной боли. Теперь уж точно при трудоустройстве у всех работников в обязательном порядке будут просить представить свидетельство о присвоении ИНН, чтобы потом не возникло проблем. Но вот тут возникает и еще одна сложность: сотрудник может отказаться этот документ принести. И по закону – это его право. Тогда опять же придется действовать через сайт ФНС.

В связи со всем вышесказанным я бы советовала не затягивать и взять у сотрудников свидетельства. Ведь очень вероятно, что ФНС все же внесет соответствующие поправки, которые обяжут агентов указывать в справках 2-НДФЛ соответствующие данные.