Правильное обращение с трудовой книжкой

О возможной отмене трудовых книжек говорят уже несколько лет, называя их лишним звеном в кадровом документообороте, анахронизмом и пережитком прошлого. Тем не менее, этот формуляр небольшого формата все еще является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. С ним бухгалтерам и кадровикам приходится иметь дело чуть ли не каждый день. Но даже самые опытные из них иногда сталкиваются с трудностями, связанными с хранением, заполнением трудовых книжек и исправлением ошибок в них.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек определен:

  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (далее – Правила);
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

Сведения, содержащиеся в трудовой книжке, важны как работодателям, так и работникам. Из трудовой книжки работодатели узнают о предыдущей трудовой деятельности сотрудника, его стаже, причинах увольнения и т. д. Для работника трудовая – как документ подтверждающий его работу на определенных должностях, опыт работы и т. п. Таким образом, ведение и заполнение трудовых книжек необходимо производить со всей серьезностью и с соблюдением всех установленных требований.

Учет и хранение

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Их выдача лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, может производиться только по его заявке, которая пишется в произвольной форме. Напомним, что БСО хранятся в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.

Работодатель, для учета трудовых и вкладышей в нее, обязан вести:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма книги утв. в приложении № 2 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). Данная книга ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма книги утв. в приложении № 3 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). Книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши с указанием серии и номера, выданные сотрудникам вновь. Также уволившийся работник при получении трудовой обязан расписаться в данной книге.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых компания и должностные лица могут быть привлечены к ответственности в соответствии со статьей 5.27 КоАП. Помимо этого должностных лиц также могут привлечь к ответственности в соответствии со статьей 13.20 КоАП.

Если увольнение происходит по чьей-либо инициативе, то в записи сначала указывается, чья была инициатива, а потом причина увольнения. Например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей». В остальных случаях пишется, что трудовой договор прекращен. Например, «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон» или «Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением».

Ответственный за ведение трудовых книжек по окончании каждого месяца обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей и о суммах, полученных за их оформление, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется по форме, утвержденной в компании.

Если бланки трудовых и вкладышей были испорченны при заполнении, то они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Обратите внимание, что трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя. Срок хранения невостребованных трудовых составляет 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Помимо этого приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 установлены сроки хранения и иных документов. Так, документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся три года; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них хранится 75 лет; приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – пять лет.

Общие требования

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении сотрудника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Книжки ведутся на русском языке. Однако, если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то оформление трудовых книжек может наряду с русским языком вестись и на государственном языке этой республики.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовой необходимо производить аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т. ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Титул

Если работник поступил на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. В данном случае заполнение трудовой начинается с титульного листа.

На титульном листе ФИО сотрудника вписывается без сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Дата рождения также вписывается на основании этих документов. Записи абсолютно всех дат в трудовой книжке производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ – год.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) производится только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня могут быть занесены в книжку на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

В Госдуму внесен законопроект об отмене трудовых книжек. Пока что эти меры касаются только микропредприятий, на которых работают менее 15 человек. Суть новации: при увольнении запись о дате прекращения трудового договора и основании его прекращения производится в сам трудовой договор. Правда, для этого нужно будет заручиться согласием работника. В случае, если книжка уже оформлена, то она может храниться у работника дома, а не в отделе кадров предприятия. Минтруда России, в свою очередь, намеревается перевести трудовые книжки в электронный формат. Но пока дальше желания дело не пошло.

Профессия или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Дата заполнения трудовой книжки проставляется в день ее заполнения. Напомним, что работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Также на титульном листе должны присутствовать подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, роспись работника и печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Сведения о работе и награждении

Записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» должны иметь свой порядковый номер. При этом не подлежит нумерации запись о наименовании организации, которая вносится в виде заголовка. Стоит отметить, что запись о переименовании компании также не нумеруется. В данном случае в графе 3 производится запись по следующему формату: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х», а в графе 4 отображается основание для переименования – приказ, с указанием даты и номера.

Запись о приеме на работу должна соответствовать следующим требованиям:

  • в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
  • в графе 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 делается запись о принятии (назначении) в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, которые должны соответствовать штатному расписанию. Если же в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то их наименование и требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками;
  • в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому сотрудник принят на работу.

Также в разделе «Сведения о работе» отображаются данные о присваивании нового разряда (класса, категории и т. п.), об установлении дополнительной профессии, по желанию сотрудника о работе по совместительству (запись производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству), о переводе.

Сведения о награждении отображаются в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения;
  • в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
  • в графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Стоит отметить, что в трудовую не вносятся сведения о взысканиях, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Со всеми записями, которые вносятся в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен. Для этого записи из трудовой переносятся в личную карточку сотрудника, в которой он должен расписаться.

Увольнение

В день увольнения в трудовую книжку работника должна быть внесена запись об увольнении. Данные вносятся в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения. Напомним, что датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником;
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Ответственный за заполнение трудовых книжек может столкнуться с проблемой при внесении записи о причине увольнения. Давайте разберемся в этой ситуации на примере записи об увольнении по собственному желанию. Итак, в Инструкции указано, что запись об увольнении по собственному желанию может выглядеть так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Однако в части 5 статьи 84.1 Трудового кодекса указано, что запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона. Об этом же говорится в пункте 14 Правил.

В связи с этим есть две точки зрения на то, как все же должна выглядеть запись об увольнении. Первая: в формулировку из Инструкции просто добавляется порядковый номер соответствующий части статьи. То есть запись будет выглядеть так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».Вторая: запись должна полностью соответствовать Трудовому кодексу. В данном случае формулировка будет следующей: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (автор придерживается данной точки зрения).

Обратите внимание, если увольнение происходит по чьей-либо инициативе (п. 3, 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), то в записи сначала указывается, чья была инициатива, а потом причина увольнения. Например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». В остальных случаях пишется, что трудовой договор прекращен. Например, «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Трудовая выдается работнику в день увольнения. Все записи, внесенные в трудовую работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника. Помимо этого работник при получении трудовой должен расписаться в личной карточке, в которой отображается запись об увольнении, и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой, то работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой либо дать согласие на отправление ее по почте. Напомним, что пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Стоит отметить, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в данном случае будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника необходимо издать приказ (распоряжение) работодателя, а также внести новую запись в трудовую. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников. Невостребованная трудовая хранится в организации.

Внесение изменений

Неточности или неправильные записи, присутствующие в трудовой, подлежат изменению или исправлению.

Если у сотрудника поменялись ФИО или дата рождения, то изменения вносятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении ФИО и других документов. В таком случае на титульном листе одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки должна содержаться ссылка на документ, на основании которого были внесены изменения, заверенная подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью кадровой службы).

Обратите внимание, что изменение записей о полученных новых образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Исправление ошибок производится путем внесения в трудовую книжку сведений о том, какая именно запись является недействительной, а затем вносится правильная запись.

Вкладыши и дубликаты

Если трудовая книжка заполнена полностью, то в нее вшивается вкладыш (без трудовой недействителен). Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. В трудовой книжке должна стоять помета о выдаче вкладыша. Чаще всего на внутренней стороне обложки делается надпись о том, что выдан вкладыш с указанием его серии и номера. Данная запись также обычно заверяется подписью (с расшифровкой) ответственного лица и печатью организации.

Дубликатом трудовой книжки является ее повторный экземпляр, который имеет такую же юридическую силу. Дубликат выдается в следующих случаях:

  • если трудовая книжка утеряна. Лицо, утратившее (потерявшее) трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. А работодатель, в свою очередь, в течение 15 дней со дня подачи заявления обязан выдать данному лицу дубликат;
  • при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, а также если трудовая пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.). Дубликат выдается по письменному заявлению работника. В дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной;
  • при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Дубликат оформляется на чистом бланке трудовой книжки. В правом верхнем углу титульного листа делается надпись: «Дубликат». Если трудовая книжка не утеряна, то на ее титульном листе делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

При оформлении дубликата в него вносятся:

  • сведения об общем или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Обратите внимание, что общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию, подт­вержденном соответствующими документами.

Далее общий или непрерывный стаж работы записывается в дубликат по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • запись о приеме на работу (в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 записывается наименование организации, где работал работник, а также структурное подразделение и должность (специальность, профессия) с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник);
  • запись о переводе (если он производился);
  • запись об увольнении (в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 – причина (основание) увольнения).

Все эти записи вносятся в дубликат только на основании надлежаще оформленных документов подтверждающих стаж работы. С них, кстати, нужно снять копии.

Копия

Работник для получения копии трудовой книжки доложен подать соответствующее заявление. Работодатель в течение трех дней со дня подачи заявления обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки или выписки из нее (содержит выборочную информацию).

На каждой странице копии пишется «Копия верна», указывается должность ответственного лица, ставятся его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и печать организации. Печать должна захватывать как вышеуказанные данные, так и саму копию страницы трудовой.

Помимо этого на последней странице копии трудовой книжки также должно быть указано, что сотрудник работает в организации:

  • в графе 1 проставляется порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата внесения записи;
  • в графе 3 пишется: «Работает по настоящее время»;
  • ниже указывается должность ответственного лица, ставятся его подпись с расшифровкой и печать.

Заверять копии имеют право работодатель и лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек.