Ошибки бухгалтера по зарплатным налогам

Довольно часто при осуществлении отдельных выплат в пользу работников бухгалтеры допускают досадные ошибки. Рассмотрим, в каких ситуациях это бывает чаще всего и на какие моменты стоит обратить внимание при расчетах с персоналом.

Ситуация 1: доход в виде оплаты проезда

В коллективном договоре организацией предусмотрена бесплатная доставка сотрудников к месту работы, не обусловленная технологическими особенностями производства.

Бухгалтер удерживает НДФЛ только с зарплаты.

ПРИМЕР

ООО «Поток» имеет на балансе собственный автобус. В декабре отчетного года согласно коллективному договору этот автобус использовали для бесплатной перевозки сотрудников фирмы к месту работы. В декабре себестоимость проезда одного человека составляет 8 рублей в день.

Предположим, что все работники организации являются резидентами РФ и права на стандартные вычеты в декабре не имеют. Заработная плата каждого сотрудника составляет 10 000 рублей в месяц. В целях упрощения в примере не рассматривается начисление взносов во внебюджетные фонды.

В декабре бухгалтер «Потока» каждому сотруднику начислил зарплату и удержал НДФЛ:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70
– 10 000 руб. – начислена заработная плата работнику за декабрь;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 1300 руб. (10 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ по ставке 13%.

Стоимость проезда работников к месту работы служебным автобусом в облагаемый доход бухгалтер не включил.

В чем ошибка

Бухгалтер не учел, что:

«При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме» (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Понятие «натуральная форма» Налоговый кодекс определяет так:

«К натуральной форме дохода относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика» (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

В данном случае перевозку сотрудников служебным транспортом можно считать транспортной услугой, то есть одной из «натуральных» форм дохода. Оплата организацией транспортных услуг работникам в перечень доходов, освобождаемых от уплаты НДФЛ, не входит (ст. 217 НК РФ).

Не включив стоимость транспортной услуги в доходы работников, которые эти услуги получили, бухгалтер «Потока» у каждого из них занизил налогооблагаемую базу по НДФЛ. Это, в свою очередь, привело к занижению налога, подлежащего уплате в бюджет.

Если организован бесплатный маршрут в связи с производственной необходимостью и сотрудники не могут добираться до работы общественным транспортом (например, в городе нет необходимого рейсового маршрута автобуса, ночная работа), то расходы на их проезд налогом не облагают (письмо Минфина РФ от 24 декабря 2007 г. № 03-04-06-02/226).

Как правильно

Оплаченный фирмой проезд не связан с выполнением работниками каких-либо должностных обязанностей. Поэтому экономическая выгода налицо. В этом случае компенсацию проезда облагают налогом на доходы.

Бухгалтеру «Потока» следует удержать НДФЛ с суммы образовавшегося дохода у каждого сотрудника организации по ставке 13%.

Сначала нужно определить каждому сотруднику сумму образовавшейся у него экономической выгоды (дохода). Для этого бухгалтер, например, может использовать табель учета рабочего времени и среднюю себестоимость транспортной услуги (в состав расходов на оплату проезда включают расходы по содержанию, ремонту и эксплуатации автобуса, стоимость ГСМ, амортизацию. Для их учета предназначен счет 23 «Вспомогательные производства»).

Расходы по перевозке собственных сотрудников, предусмотренные коллективным (трудовым) договором, но не обусловленные производственной необходимостью, относятся к расходам на оплату труда работника (письмо УФНС по г. Москве от 2 сентября 2008 г. № 21-11/082829@).

Предположим, что в декабре каждым работником, получающим транспортную услугу, согласно табелю учета рабочего времени отработан 21 рабочий день. В условиях данного примера стоимость услуги по перевозке составила 168 рублей (8 руб. × 21 дн.) на каждого. Общая стоимость перевозки составила 5040 рублей (168 руб. × 30 чел.).

Если технологически не обоснованные расходы организации на доставку сотрудников к месту работы предусмотрены в трудовых или коллективном договорах, их можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Собственными силами организация доставляет своих работников или привлекает для этого транспортную компанию – неважно (письма Минфина России от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/777, от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/810).

Ситуация 2: подарки сотрудникам

Фирма преподнесла сотруднику подарок. Бухгалтер не начислил НДФЛ со всей стоимости подарка.

ПРИМЕР

В декабре отчетного года заместителю директора ООО «Контакт» Петрову к юбилею вручили подарок стоимостью 7000 рублей. Бухгалтер не начислил со стоимости подарка НДФЛ.

Предположим, что Петров является резидентом РФ, работает в фирме по бессрочному трудовому договору и права на стандартные вычеты в декабре не имеет. Его оклад составляет 25 000 рублей в месяц.

В декабре бухгалтер сделал следующие записи на данного сотрудника:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70
– 25 000 руб. – начислена заработная плата работнику за декабрь;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 3250 руб. (25 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ по ставке 13%.

В момент вручения подарка сотруднику организации в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

ДЕБЕТ 91   КРЕДИТ 70
– 7000 руб. – вручен подарок юбиляру.

В чем ошибка

Бухгалтер не учел, что, согласно подпункту 28 статьи 217 Налогового кодекса:

«Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:

...

28) доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные по каждому из следующих оснований за налоговый период:

стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей;

...».

Следовательно, в отношении физического лица, которому выдан подарок, компания является налоговым агентом, а стоимость подарка, превышающая 4000 рублей, является облагаемым НДФЛ доходом одаряемого.

Бухгалтер «Контакта» не начислил налог на стоимость подарка, врученного Петрову, и занизил его налогооблагаемую базу, а это, в свою очередь, привело к занижению налога, подлежащего уплате в бюджет.

Как правильно

Компании, которые вручают своим работникам подарки стоимостью свыше 4000 рублей, являются по отношению к ним налоговыми агентами и должны начислять и удерживать НДФЛ с сумм превышения (в расчете на один налоговый период). Подарок фирмы своему работнику является его доходом, выраженным в натуральной форме (пп. 7 п. 1 ст. 228 НК РФ). Поэтому бухгалтеру «Контакта» следовало начислить НДФЛ со стоимости подарка, превышающей 4000 рублей, и удержать налог из текущих денежных доходов работника. Сумма налога составляет 390 рублей (3000 руб. × 13%).

Фирма должна вести учет всех доходов сотрудника в специальных налоговых регистрах. В отношении подарков это особенно важно в целях персонифицированного учета (письмо Минфина РФ от 8 мая 2013 г. № 03-04-06/16327). Связано это с тем, что, как только сумма подарка за год превысит 4000 рублей, с нее необходимо рассчитать и удержать НДФЛ.

Ситуация 3: компенсационные выплаты

В соответствии с трудовым договором организация выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации, предусмотренный трудовым договором, превышает установленную норму.

Бухгалтер исключил из налоговой базы работника всю сумму компенсации.

ПРИМЕР

В декабре отчетного года менеджеру отдела сбыта ООО «Зима» Зайкину на основании трудового договора была выплачена компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля в размере 4500 рублей. Объем двигателя машины свыше 2000 см3. При выплате сотруднику этого дохода бухгалтер НДФЛ не удержал.

Предположим, что Зайкин работает в фирме по бессрочному трудовому договору, получает оклад в размере 20 000 рублей, является резидентом РФ и права на налоговые вычеты в декабре не имеет.

Бухгалтер в декабре по этому работнику сделал записи:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. – начислена заработная плата за декабрь;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 2600 руб. (20 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ (13%);

ДЕБЕТ 26   КРЕДИТ 73
– 4500 руб. – в соответствии с коллективным договором начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях;

ДЕБЕТ 73   КРЕДИТ 50
– 4500 руб. – выплачена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

В чем ошибка

В данной ситуации бухгалтер не учел, что компенсационные выплаты не облагают НДФЛ в пределах норм. Об этом сказано в Налоговом кодексе:

«Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:

... 3) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с:

... исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов)» (п. 3 ст. 217 НК РФ).

По общему правилу на компенсационные выплаты, связанные с использованием личного имущества в производственных целях, НДФЛ не начисляется. Возможность такой компенсации предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Однако сумма компенсации должна быть обоснованна (письмо Минфина России от 27 марта 2012 г. № 03-04-06/3-78).

Расчеты показали, что в указанном периоде сумма компенсации не может быть более 1500 рублей: документально подтверждены расходы на ГСМ в сумме 1000 руб-лей и расходы на платную парковку в сумме 500 рублей.

Сумма, выплаченная работнику «Зимы», больше. Следовательно, на сумму превышения нужно было начислить НДФЛ. В данном примере не облагать налогом на доходы можно было только 1500 рублей. Так как бухгалтер исключил из доходов работника всю сумму компенсации, его налоговая база по НДФЛ оказалась заниженной на 3000 рублей (4500 – 1500). Это привело к занижению суммы налога, подлежащего уплате в бюджет.

Как правильно

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса работник имеет право на компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества при использовании его в производственных целях. Подтвердить расходы водителей, которые используют личный автотранспорт в служебных целях, можно путевыми листами (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406). Кроме того, необходимы следующие документы:

  • приказ руководителя организации (для обоснования использования имущества в служебных целях);
  • документы, подтверждающие необходимость ис-пользования личного автомобиля работника в служебных целях;
  • копия технического паспорта транспортного средства (для подтверждения принадлежности имущества сотруднику);
  • платежные документы;
  • иные документы.

Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то имеет смысл производить расчет размера компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце (письмо Минфина России от 15 сен­тября 2005 г. № 03-03-04/2/63).

Итак, бухгалтер «Зимы» должен был включить сверхнормативную компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 3000 рублей в налоговую базу Зайкина и удержать налог в размере 390 рублей (3000 руб. × 13%).

Ситуация 4: НДФЛ с алиментов

Работник платит алименты.

Бухгалтер с суммы алиментов НДФЛ не начислил.

ПРИМЕР

В декабре в ООО «Контакт» поступил на постоянную работу гражданин России Семенов, который ежемесячно по исполнительному листу платит алименты в размере 1/4 месячного заработка на содержание несовершеннолетнего ребенка. Работнику установили оклад в размере 21 000 рублей. Рассчитывая НДФЛ за декабрь, бухгалтер фирмы исключил сумму алиментов из налоговой базы.

Предположим, что Семенов других доходов, кроме заработной платы, не получает. Права на налоговые вычеты в декабре не имеет.

Бухгалтер «Контакта» в декабре сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70
– 21 000 руб. – начислена заработная плата работнику;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 76
– 5250 руб. (21 000 руб. × 1/4) – удержаны алименты по исполнительному листу;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 2048 руб. ((21 000 руб. – 5250 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ по ставке 13%.

В чем ошибка

Бухгалтер при расчетах с этим работником допустил сразу две ошибки.

Во-первых, бухгалтер, видимо, перепутал понятия «налогоплательщик, с которого удерживаются алименты» и «налогоплательщик, который алименты получает».

О последнем прямо сказано в пункте 5 статьи 217 Налогового кодекса:

«Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:

...алименты, получаемые налогоплательщиками».

А ссылки на то, что суммы алиментов, выплачиваемые на содержание несовершеннолетних детей, не являются объектом налогообложения НДФЛ, в кодексе нет. Не относятся они и к категории «вычеты», которым посвящены статьи 218–221.

Таким образом, бухгалтер занизил налогооблагаемый доход работника, выплачивающего алименты. Это, в свою очередь, привело к занижению налога, подлежащего уплате в бюджет.

Во-вторых, бухгалтер завысил сумму алиментов, удержав их с «грязного» дохода, то есть с зарплаты, не уменьшенной на сумму удержанного НДФЛ. В пункте 4 постановления Правительства РФ от 18 июля 1996 года № 841 сказано:

«Взыскание алиментов с сумм заработной платы и иного дохода, причитающихся лицу, уплачивающему алименты, производится после удержания (уплаты) из этой заработной платы и иного дохода налогов в соответствии с налоговым законодательством».

Как правильно

Бухгалтер «Контакта» в декабре должен был удержать НДФЛ с доходов сотрудника, выплачивающего алименты по исполнительному листу, со всей суммы его месячного дохода. Сумму алиментов исключать из налоговой базы нельзя.

Ситуация 5: оплата путевок за счет нераспределенной прибыли

Фирма за счет собственных средств оплатила сотруднику путевку в санаторий. Бухгалтер удержал из его доходов налог, начисленный со стоимости путевки.

ПРИМЕР

АО «Актив» работает с прибылью. В соответствии с коллективным договором фирма за счет собственных средств оплачивает своим сотрудникам путевки в санаторно-курортные учреждения России.

В мае отчетного года была оплачена путевка Мишину в один из санаториев Кисловодска в сумме 25 000 рублей. Бухгалтер рассчитал НДФЛ, удержал из доходов сотрудника и перечислил в бюджет. Мишин является резидентом, работает в «Активе» по бессрочному трудовому договору, имеет оклад 20 000 рублей в месяц и права на стандартные налоговые вычеты не имеет.

В мае бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 91    КРЕДИТ 73
– 25 000 руб. – отражена стоимость путевки в санаторий для Мишина;

ДЕБЕТ 73    КРЕДИТ 51
– 25 000 руб. – оплачена путевка в санаторий;

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 3250 руб. (25 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ по ставке 13%;

ДЕБЕТ 26    КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. – начислена заработная плата Мишину за май;

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 2600 руб. (20 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ по ставке 13%.

В чем ошибка

Статья 217 Налогового кодекса определяет виды доходов, при получении которых у человека не возникает обязанности платить НДФЛ.

В частности:

«Не подлежат налогообложению... суммы полной или частичной компенсации (оплаты) работодателями своим работникам... стоимости приобретаемых путевок, за исключением туристских, на основании которых указанным лицам оказываются услуги санаторно-курортными и оздоровительными организациями, находящимися на территории Российской Федерации... предоставляемые:

за счет средств организаций (индивидуальных предпринимателей), если расходы по такой компенсации (оплате) в соответствии с настоящим Кодексом не отнесены к расходам, учитываемым при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций».

Бухгалтер нарушил эту норму, завысил облагаемый доход сотрудника на стоимость путевки и переплатил налог в бюджет.

Как правильно

Итак, не нужно облагать НДФЛ стоимость путевки, если:

  • учреждение находится на территории России;
  • учреждение имеет статус санаторно-курортного или оздоровительного;
  • путевка оплачена за счет нераспределенной прибыли предприятия.

Путевка Мишина отвечает всем этим условиям. Значит, ее стоимость в облагаемый доход работника включать не нужно.

Предположим, что ошибка была обнаружена в декабре отчетного года.

Мишин продолжает работать в организации и получать доходы. Излишне удержанный налог ему нужно «вернуть»:

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»    КРЕДИТ 70
– 3250 руб. (25 000 руб. × 13%) – отражена переплата НДФЛ за май.

Бухгалтер о факте излишнего удержания НДФЛ обязан сообщить работнику и запросить у него заявление о возврате излишне удержанного налога.

Предположим, в компании установлена дата окончательных расчетов с работниками по выплате зарплаты – 10-е число.

Поскольку ошибка обнаружена в декабре, произвести зачет излишне удержанного в мае налога бухгалтер сможет в течение периода, когда будут производиться расчеты с работниками за декабрь, то есть до 10 января следующего года.

Зарплата Мишина – 20 000 рублей в месяц. Сумма налога с этой выплаты – 2600 рублей (20 000 руб. × 13%). Эта сумма меньше той, которую ошибочно удержал бухгалтер в мае со стоимости путевки, – 3250 рублей (25 000 руб. × 13%). Тем не менее возвратить на банковский счет Мишина бухгалтер сможет всю сумму, но за счет разных источников: 2600 рублей – за счет НДФЛ самого работника, удержанного за декабрь, а 650 рублей (3250 – 2600) – за счет суммы налога с доходов других работников.

Таким образом, в бюджет компания перечислит НДФЛ за декабрь на 3250 рублей меньше той суммы, что начислена без учета переплаты налога в мае по Мишину.

Ситуация будет другая, если Мишин в январе следующего года уволится из компании и перестанет получать доходы от этого работодателя.

В этом случае до 10 января бухгалтер сможет перечислить на его банковский счет только сумму 2600 рублей.

Разницу в 650 рублей Мишин сможет получить от налоговой инспекции после подачи декларации по фор­ме 3-НДФЛ.

Ситуация 6: материальная выгода от приобретения товаров

Фирма продала своему работнику продукцию, которую выпускает, по цене более низкой, чем при продаже этой же продукции «на сторону». Бухгалтер с этой разницы НДФЛ не начислил.

ПРИМЕР

ООО «Актив» изготавливает мебель. В ноябре фирма продала готовую продукцию собственного производства (диван) своему сотруднику Рогову за 7000 рублей. Обычно «Актив» продает такие диваны по рыночной цене – за 10 000 рублей. Рогов работает в «Активе» по бессрочному трудовому договору, является резидентом РФ и права на стандартные вычеты в ноябре не имеет.

С разницы между стоимостью дивана, по которой он продан Рогову, и стоимостью, по которой он продается сторонним покупателям, налог на доходы бухгалтер не начислил.

Доход в виде материальной выгоды от приобретения товаров может появиться только в результате сделки между взаимозависимыми лицами (пп. 2 п. 1 ст. 212 НК РФ).

В чем ошибка

В пункте 1 статьи 105.1 Налогового кодекса дано определение взаимозависимых лиц:

«Если особенности отношений между лицами могут оказывать влияние на условия и (или) результаты сделок, совершаемых этими лицами, и (или) экономические результаты деятельности этих лиц или деятельности представляемых ими лиц, указанные в настоящем пункте лица признаются взаимозависимыми для целей налогообложения (далее – взаимозависимые лица)».

Бухгалтер фирмы не учел эту норму и нарушил требование пункта 3 статьи 212 Налогового кодекса, в котором говорится:

«При получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды, указанной в подпункте 2 пункта 1 настоящей статьи, налоговая база определяется как превышение цены идентичных (однородных) товаров (работ, услуг), реализуемых лицами, являющимися взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику, в обычных условиях лицам, не являющимся взаимозависимыми, над ценами реализации идентичных (однородных) товаров (работ, услуг) налогоплательщику».

При покупке работником продукции предприятия, на котором он работает, по цене ниже рыночной, у него возникает доход в виде материальной выгоды. Этот доход включают в налоговую базу по НДФЛ.

Бухгалтер этого не сделал. Поэтому он занизил налог, подлежащий уплате в бюджет по доходам, полученным работником в отчетном году.

Если работник покупает по сниженным ценам товары (работы, услуги) у организации, то налогом облагают разницу между ценой таких товаров (работ, услуг), по которой организация их обычно продает сторонним покупателям, и их стоимостью, которую оплатил работник. С указанной разницы налог исчисляют по ставке 13%.

Основания для признания лиц взаимозависимыми перечислены в подпунктах с 1 по 11 пункта 2 статьи 105.1 Налогового кодекса. Так, если одно физическое лицо подчиняется другому физическому лицу по должностному положению, они признаются взаимозависимыми.

Cуд может признать лиц взаимозависимыми и по другим основаниям, если отношения между ними обладают признаками, указанными в пункте 1 статьи 105.1 Налогового кодекса (п. 7 ст. 105.1 НК РФ).

Как правильно

Итак, Рогов и его работодатель ООО «Актив» являются взаимозависимыми лицами.

Налог на доходы физических лиц нужно было начислить на разницу между стоимостью дивана, по которой он продан сотруднику, и стоимостью, по которой он обычно продается сторонним покупателям.

Эта разница составляет 3000 рублей (10 000 – 7000).

С нее нужно было из доходов сотрудника удержать налог в сумме 390 рублей (3000 руб. × 13%).

Если по заниженной цене продукцию своего предприятия купит сотрудник-нерезидент, то с полученного им дохода в виде материальной выгоды удержат налог по ставке 30%.

Ситуация 7: предрейсовые медицинские осмотры

Водитель «представительского» легкового автомобиля, принадлежащего фирме, проходит ежедневные предрейсовые медицинские осмотры. На их стоимость бухгалтер начисляет взносы «по травме».

ПРИМЕР

ООО «Актив» в январе приобрело легковой автомобиль для разъездов директора по городу. Водитель автомобиля Серов, гражданин России, работает в фирме по бессрочному трудовому договору. У «Актива» есть договор с лечебным учреждением, по которому врач ежедневно проводит предрейсовый медицинский осмотр водителя. Стоимость услуг по договору составляет 5000 рублей (без НДС) в месяц. На эти услуги бухгалтер начисляет взносы «по травме». Страховой тариф – 2,1%.

Бухгалтер ежемесячно делает проводки:

ДЕБЕТ 26   КРЕДИТ 60
– 5000 руб. – отражена стоимость предрейсовых осмотров водителя;

ДЕБЕТ 60   КРЕДИТ 51
– 5000 руб. – оплачены услуги медучреждения за предрейсовые осмотры водителя;

ДЕБЕТ 26   КРЕДИТ 69-1-2
– 105 руб. (5000 руб. × 2,1%) – начислены страховые взносы в ФСС «по травме».

Расходов «по травме» у «Актива» нет.

В чем ошибка

Обязанность работодателя по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителей предусмотрена российским законодательством:

«Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны:

... организовывать в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона, Федерального закона от 21 ноября 2011 года № 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации” проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транс-портных происшествиях» (п. 1 ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).


Не важно, сколько машин эксплуатирует фирма – одну или целый парк. В любом случае предрейсовые осмотры водителей проводить она обязана.

На эту обязанность работодателя указывает и Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 213 ТК РФ).

Расходы на медосмотры водителей при расчете налога на прибыль учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, о чем прямо сказано в Налоговом кодексе:

«...К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика:

...расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации...» (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

То есть подобные расходы отнести к затратам на оплату труда нельзя (поэтому они и не упомянуты в статье 20.2 Закона № 125-ФЗ в перечне выплат, не облагаемых страховыми взносами).

Бухгалтер ошибочно включает стоимость услуг лечебного учреждения по предрейсовым осмотрам водителя автомобиля в расчетную базу и начисляет страховые взносы на травматизм. В результате фирма ежемесячно переплачивает взносы в размере 105 рублей (5000 руб. × 2,1%) в месяц.

Как правильно

Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний рассчитывают от начисленной по всем основаниям оплаты труда (дохода) работников.

Оплата труда – это выплаты работникам за их труд, производимые в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами (ст. 129 ТК РФ). В систему оплаты труда также включают стимулирующие выплаты (премии, доплаты, надбавки), которые установлены коллективным договором.

Другими словами, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляются на любой доход, выплачиваемый работнику в соответствии с действующей в организации системой оплаты труда, который не упомянут в статье 20.2 Закона № 125-ФЗ.

Если же выплаты нельзя отнести к системе оплаты труда, то страховые взносы на них не начисляют. Об этом свидетельствует и арбитражная практика (постановление ФАС Уральского округа от 2 июля 2008 г. № Ф09-4689/08-С1).

Суд пришел к выводу, что расходы организации на обязательные медосмотры не облагаются взносами в ФСС РФ, поскольку к расходам на оплату труда не относятся.

Ситуация 8: отдельные виды материальной помощи работникам

Фирма выплатила сотруднику материальную помощь в связи со смертью близкого родственника. Бухгалтер начислил на нее взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

ПРИМЕР

В январе ООО «Актив» выплатило сотруднику, выполняющему работы на основании трудового договора, материальную помощь в связи со смертью родителя в размере 3000 рублей. Такая выплата предусмотрена коллективным договором. Бухгалтер включил эту сумму в расчетную базу по взносам на травматизм за I квартал. Страховой тариф для расчета взносов на травматизм «Активу» установлен в размере 3,1% от ФОТ.

Для упрощения примера начисление НДФЛ, взносов в ПФР, ФСС, фонды ОМС, а также бухгалтерский учет налога на прибыль не рассматриваются.

Расходов на травматизм у «Актива» нет.

В чем ошибка

Бухгалтер ошибся при определении расчетной базы для страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Так, в подпункте 3 пункта 1 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ, где приведен перечень выплат, на которые не начисляют страховые взносы, прямо сказано, что:

«1. Не подлежат обложению страховыми взносами:

3) суммы единовременной материальной помощи, оказываемой страхователями:

работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи».

Как правильно

Таким образом, материальную помощь, выданную в связи со смертью близкого родственника, не нужно облагать взносами «по травме».

Значит, фирма завысила расчетную базу по взносам на травматизм на 3000 рублей и переплатила взносы на 93 рубля (3000 руб. × 3,1%).

Предположим, бухгалтер обнаружил ошибку в начислении взносов «по травме» в апреле, когда отчетность в ФСС за I квартал была уже сдана.

В этом же месяце нужно сделать исправительную проводку:

ДЕБЕТ 26   КРЕДИТ 69-1-2
– 93 руб. (3000 руб. × 3,1%) – уменьшены взносы «по травме» за январь в связи с допущенной ошибкой.

В данной ситуации фирма вправе сообщить о переплате в региональное отделение ФСС по месту регистрации и подать уточненный расчет за I квартал.

ФСС должен рассмотреть эти документы и подтвердить наличие переплаты по страховым взносам на определенную дату. Затем отделение ФСС должно вынести решение о зачете. И только после этого организация сможет не уплачивать взносы в счет перерасчета.